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Mucho más que un control de asistentes...

Todo aquel que se dedique a la organización de cualquier tipo de eventos, sabe bien sobre la necesidad de conocer y controlar a los asistentes que acuden al mismo. El mercado actual, y las empresas que a ello se dedican, ofrecen hoy en día diversos métodos de control de asistentes, de los cuales, es el de código de barras el más extendido y utilizado.

Como profesionales en el aporte de soluciones para la organización de todo tipo de eventos, y basándonos en nuestra experiencia, no pudimos pasar por alto que el mercado de los eventos, en continua evolución y siempre expectante de nuevos progresos y mejoras, reclamaba ya un nuevo sistema para el control de asistentes. No dudamos en apostar por el desarrollo de una nueva tecnología basada en la Radiofrecuencia (RFID). Las múltiples posibilidades ofrecidas por este nuevo sistema RFID, que superan en número a las ofrecidas por el código de barras, y la necesidad de continuar innovando fueron dos de las razones principales.

Actualmente estamos utilizando ya la versión 2.0 de los sistemas RFID, mucho mas fiable, menos intrusivo, mas elegante y... mas económico.


Cómo funciona   Elementos necesarios
     
Cómo se realiza el control   La información recogida
     
Ventajas   Más que un control
     
RFID en tu evento    



¿Cómo funciona?
La identificación por radiofrecuencia, o RFID, es un término genérico utilizado a nivel tecnológico, que define la utilización de ondas de radio para identificar de manera automática personas u objetos.

Su funcionamiento es sencillo de comprender: cada etiqueta de RFID (compuesta por un microchip y una pequeña antena) contiene una determinada información sobre cada uno de los objetos/personas. Cuando la etiqueta es leída por el lector de RFID, la información es automáticamente enviada a un ordenador encargado de su proceso. Cada uno de los microchips es insertado en una tarjeta mediante una etiqueta convencional de manera que puede ser leído a distancia por los lectores.

 

Soft Congres es la primera empresa

que utiliza chips RFID 2.0 para ofrecer la máxima
fiabilidad a nuestros clientes


La tecnología RFID utilizada por Soft Congres ha sido creada íntegramente por nuestro equipo de desarrolladores. Sólo de esta manera podemos asegurarnos que la tecnología y los recursos aplicados son los adecuados para nuestro sector.

La solución de RFID de Soft Congres cumple con todos los requisitos del Sistema Español de acreditación de la Formación Médica Continuada.


Elementos necesarios

Acreditación
La acreditación personalizada del asistente incluye un chip de RFID, que es el encargado de transmitir su información cuando éste pasa sobre las alfombras de radiofrecuencia.
El chip de RFID se coloca en cada una de las acreditaciones de los asistentes y pasa totalmente desapercibido por éstos.
Soft Congres ofrece el servicio completo de realización de las acreditaciones para el control por RFID: diseño, personalización e inclusión de la tecnología RFID. Ofrece también la posibilidad de instalación de puntos de acreditación durante la celebración del evento para poder acreditar bajo demanda, realizar nuevas inscripciones, repetir pases perdidos, etc.

 
Alfombras de radiofrecuéncia
Portátiles y de fácil instalación, son las encargadas de detectar el paso de todos los asistentes acreditados.

 
Software
Hemos desarrollado una aplicación especifica que permite recoger todos los datos de los asistentes con total fiabilidad.


Cómo se realiza el control

Existen dos métodos diferentes de recogida de datos; en función de la tipología de cada evento, se recomienda el uso de uno u otro método:

  • Descargas en tiempo real
  • Descargas en tiempo diferido

Sea mediante uno u otro método, el sistema de lectura de los datos de la acreditación es el mismo: La alfombra de RFID lee los datos del chip que porta el asistente en su acreditación mientras este está pasando por encima para acceder a la sala o recinto.

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La información recogida

Nos permite:

  • Conocer el número de asistentes al evento.
  • Conocer el número de asistentes a cada una de las sesiones, conferencias, talleres...
  • Conocer el tiempo de permanencia en cada una de las salas.
  • Generar certificados de asistencia.
  • Generar certificados de créditos universitarios asignando, de manera automática, el número de créditos obtenidos por cada uno de los asistentes.
  • Conocer y generar toda clase de estadísticas sobre los asistentes, de gran utilidad para la organización y para la celebración de futuras ediciones.

Ventajas
  • Sistema NO intrusivo: no hay que parar al asistente para controlar su acceso.
  • Sistema autónomo: no son necesarias azafatas para controlar el acceso de los asistentes.
  • Sistema ágil: evita las aglomeraciones y las colas (nuestras alfombras de RFID permiten la lectura de hasta 90 asistentes simultáneos).
  • Pueden ser colocadas donde sea necesario (entrada a las salas, entrada a la exposición, entrada al comedor…) y ser transportadas de un lugar a otro con facilidad.
  • Fácilmente almacenables.

Más que un control
Mucho más que un simple control de asistentes, el sistema de RFID ofrece múltiples opciones para conseguir crear un evento más atractivo.
 
 









 
Da la bienvenida a los asistentes y sorpréndelos con un mensaje personalizado
Nuestras alfombras de RFID permiten incorporar pantallas de plasma encargadas de mostrar el mensaje que se desee, a todos los congresistas, a su paso por las mismas.


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    Convierte nuestras alfombras de RFID en tu espacio promocional
Puedes insertar un vinilo en las alfombras con mensajes promocionales sobre tu evento, con el logo de un sponsor...



Si deseas contratar este servicio deberás consultarlo con anterioridad.
Soft Congres te ofrece el servicio completo de diseño y producción de las piezas promocionales.






RFID en tu evento
Soft Congres ofrece el servicio integral de control de asistentes por RFID. Allá donde se celebre su evento, nuestro equipo se desplaza para garantizar su buen funcionamiento y supervisar el servicio durante todos los días de duración del mismo. Y además...

Diseñamos, imprimimos y personalizamos las acreditaciones de tu evento, incluyendo el chip de RFID.

Siempre contamos con un equipo de acreditaciones durante los días del evento, para la realización de nuevas acreditaciones insitu, cambios, modificaciones y otras posibles incidencias.

Te entregamos un completo informe estadístico sobre los asistentes a tu evento.

Y, por supuesto, la instalación, montaje y desmontaje de los arcos y la supervisión técnica por parte del equipo de Soft Congres están siempre incluidas.



Contacta con nosotros si quieres más información de los controles de asistencia/acceso.



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