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A la hora de organizar cualquier tipo de evento es fundamental contar con soluciones útiles que permitan gestionar de manera fácil y eficaz cada uno de los detalles de su organización.

myCongress es una práctica solución online que facilita la gestión de inscripciones, reservas hoteleras, viajes y pagos de todos los asistentes a su evento. 
Además de su gran efectividad, myCongress supone un ahorro de tiempo, esfuerzo y presupuesto para su empresa.

Se compone de:

 

Zona
de INSCRIPCIONES


La ZONA DE INSCRIPCIONES de myCongress permite, al propio asistente, realizar su inscripción desde la misma web del evento con tan sólo hacer click en el botón habilitado para las inscripcines (que le conducirá a un formulario online).

 

PERSONALIZADA

Mantiene la imagen del evento y se integra totalmente en la web creada.
Permite añadir tantas categorías de inscripción como sean precisas y configurar diferentes cuotas, descuentos, IVA... y los campos del formulario necesarios según cada ocasión.

MÓDULOS

Configurables para que el asistente pueda seleccionar una reserva de hotel, solicitar transfer, inscribirse a excursiones, talleres...
Con un módulo específico de Avisos Legales, para la Ley Organica de Protección de Datos y la Política de Cancelaciones de nuestro evento entre otros.

INSCRIPCIONES

El asistente podrá inscribir a acompañantes, enviar sus comentarios y necesidades a través de un campo de texto, hacer inscripciones en grupo...
Al enviar su inscripción puede recibir, de manera automática, una copia por email (las notificaciones que se envían desde myCongress mantienen la imagen corporativa del evento).

MÉTODOS DE PAGO

Es posible añadir tantos métodos de pago como queramos: transferencias, cheques, tarjeta de crédito...

SEGURO

Todos y cada uno de los datos enviados por los asistentes se encuentran, en todo momento, bajo conexión segura. También el pago online mediante pasarela se integra de una manera 100% segura.

EFICAZ

La información de cada una de las inscripciones queda automáticamente almacenada en la Zona de Administración. Desaparece, con ello, el proceso de manipulación manual de los datos ahorrando errores, tiempo, esfuezo y costes.


Zona
de ADMINISTRACIÓN


La ZONA DE ADMINISTRACIÓN permite a la Secretaría Técnica acceder, en cualquier momento, a todas las inscripciones y gestionar los detalles de cada una de ellas.
Gracias a una interfaz intuitva, el usuario puede administrar las inscripciones de una manera sencilla y rápida.

INSCRIPCIONES

Todos los datos de los inscritos quedan almacenados automáticamente en una base de datos online, lo que permite un rápido acceso a los mismos.
La Zona de Administración nos permite el control total sobre el proceso de inscripciones a un evento.
Gestiona todos y cada uno de los detalles: nuevas inscripciones, cancelaciones, notificaciones al congresista, modificaciones, pagos, envío de facturas...

ALOJAMIENTO

Visualización y control, en tiempo real, de las reservas de alojamiento realizadas por los inscritos al congreso. Podrás acceder al listado de reservas en cada uno de los hoteles, editarlas, gestionar los cupos...

COBROS

Control automático y actualizado de los cobros.
Los pagos recibidos por tarjeta de crédito mediante pasarela de pago se actualizan de manera instantánea; y los pagos mediante transferencia son comprobados por la Secretaría Técnica y confirmados por email al cliente.

FACTURAS

Las facturas son emitidas de manera automática y enviadas online al asistente en PDF. La numeración correlativa de cada una de ellas también es automática.
Permite facturar conceptos independientes de cada inscripción, facturarla en su totalidad, facturar varias inscripciones a la vez...
Ante posibles imprevistos también cuenta con la posibilidad de emitir facturas de manera manual.
Una vez emitidas quedan almacenadas en un base de datos dentro del módulo, lo que nos permite su consulta, edición, exportación a PDF, reenvío al asistente...

INVITACIONES

En numerosas ocasiones los patrocinadores de un evento cuentan con un determinado número de invitaciones gratuitas o descuentos para la asistencia al mismo.
myCongress cuenta con una Zona de Grupos para que cada patrocinador pueda inscribir a sus invitados a las actividades deseadas (podemos asignarles un numero máximo de invitaciones), visualizar y editar los datos de las personas que ha inscrito. 

ESTADÍSTICAS

Estadísticas exportables y actualizadas de manera inmediata, permiten obtener tipo de datos relacionadas con los diferentes aspectos de un evento:

· de las INSCRIPCIONES: tipología de inscritos, control del número de inscripciones diarias o después de una acción publicitaria...
· de las SESIONES: sesiones que congregan a más asistentes, días de más afluencia, ponentes con mayor poder de convocatoria...
· de las ACTIVIDADES paralelas, tours, seminarios...
· de los PAGOSinscripciones pagadas, no pagadas, tipología de pago escogida, invitados, importe medio de cada inscripción...

 


Beneficios


FLEXIBILIDAD

En Soft Congres entendemos la importancia de mantener la uniformidad entre el formulario online y el offline. Por ello, myCongress se encarga de crear un formulario online igual al offline, mejorando todos sus aspectos. No importa cuántas o qué tipo de preguntas incluya, cuántos apartados contenga...

IMAGEN
myCongress permite integrar perfectamente el formulario online dentro de la web de su evento, ya que mantienen en todo momento su imagen corporativa. Ningún asistente notará que se trata de una aplicación independiente.

SIN INSTALACIÓN
Al tratarse de una aplicación 100% online no necesita instalar ningún software.

ACTUALIZADO
Todos los cambios y modificaciones quedan guardadas automáticamente.

MULTIUSUARIO
myCongress permite que existan tantos usuarios como quieras, con la posibilidad de definir diferentes niveles de usuarios, con privilegios restringidos en función de su tipología y que trabajen de forma paralela.
Todas sus acciones quedan actualizadas en myCongress. 

ECONÓMICO
Porque se trata de una aplicación configurable que cubre todas las necesidades de cualquier tipo de evento.
Ahorrará tiempo y esfuerzo: olvídese de tener que pasar cada uno de los datos a mano, de errores de trasncripción, de esperas, de tener personal auxiliar gestionando inscripciones...


 

Opciones

myCongress presenta diferentes opciones para ajustarse a las necesidades de cada organizador.
En base a la licencia anual de uso de la aplicación cada cliente puede escoger el pack que se adecue al número de eventos que organizará en un año: Pack de UNO, Pack de CINCO o Pack de DIEZ eventos



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Formas
NO efectivas
de crear un formulario de inscripción

Cuando consideramos diferentes opciones para la inscripción a un evento, lo importante es conocer por qué hay algunas formas que NO son efectivas. Veamos cuáles:

PDF

Aunque el PDF es, a priori, una buena opción, siempre requiere que haya detrás una tarea continua del personal introduciendo datos, lo que supone una pérdida de tiempo, costes elevados y posibles errores de transcripción.

MAIL

Crear un formulario que envíe un mail a la secretaría tampoco es una buena opción. Además del trabajo extra de transcripción a la base de datos, los emails no son siempre 100% seguros.

TELÉFONO

Sin duda es uno de los sistemas de inscripción menos efectivo: además del personal necesario y del trabajo extra de introducción manual de datos, induce al error de los datos recogidos

FAX

Hacer que los asistentes tengan que enviar un fax con su inscripción, además de una imagen desfasada, provoca un gasto extra de personal y de tiempo.



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